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Gestione eventi in presenza: come farlo con ordine e serenità

  ufirst     lug 16, 2021

Una delle cose che in quest’ultimo anno è mancata a molti è stata la partecipazione agli eventi dal vivo. Alcuni sono stati rimandati, altri si sono spostati su piattaforme digitali dove la presenza fisica è stata totalmente azzerata per la difficoltà a organizzare la gestione eventi dal vivo. Ora, però, il tempo perduto può essere recuperato così come tutta l’esperienza della partecipazione in presenza: si aprono nuovamente le porte dei luoghi allestiti per gli eventi.

gestire eventi

Superato l’entusiasmo iniziale, bisogna badare all’organizzazione e tenere presenti le attuali norme di sicurezza, diventate quotidianità dopo la pandemia e che anche in questo momento vanno rispettate per la gestione eventi dal vivo. Il contingentamento, le distanze di sicurezza, i limiti di capienza di un luogo vanno ancora osservati soprattutto in queste situazioni. 

Per questo motivo è utile organizzare con anticipo e in ogni dettaglio gli eventi, le fiere ma anche gli accessi per occasioni straordinarie quali vendite speciali e open day.

Gestione eventi dal  vivo

Primo scoglio da eliminare in occasione degli eventi è il caos che si crea agli ingressi: le tante persone che non vedono l’ora di godersi l’evento in questione, attendono in lunghe file per poter entrare e usufruire dei servizi all’interno. 

Dare alle persone l’opportunità di prenotare il proprio turno in fila in maniera digitale, senza dover attendere fisicamente sul luogo, eliminerebbe questo problema e sicuramente renderebbe più sereni sia i partecipanti all’evento sia gli organizzatori e il loro staff, garantendo un'ottimale gestione eventi dal vivo.

Gestione fiere

La stessa cosa vale per l’ingresso ai padiglioni di una fiera e agli stand al suo interno, dove oltre alla necessità di organizzare gli accessi può anche aggiungersi il bisogno di monitorare i flussi di persone in entrata e uscita, se si tratta di luoghi chiusi o a capienza limitata.

In questo caso, quindi, diventa una priorità avvalersi di uno strumento che controlli e faccia rispettare il limite di capienza dell’area per garantire a tutti una visita sicura e piacevole e una gestione eventi dal vivo impeccabile.

Varcata la soglia del luogo che ospita l’evento o la fiera, i partecipanti singolarmente o in piccoli gruppi possono decidere di visitare degli stand o accedere a servizi specifici secondo le proprie esigenze e spesso per farlo devono mettersi in fila per un tempo indefinito, attendendo che arrivi il loro turno.

È, però, possibile azzerare il disagio che provoca questa attesa indefinita, fornendo uno strumento tramite cui le persone possano mettersi in fila virtuale, continuando la visita alla fiera fino a quando non arriva il loro turno, oppure prenotare in anticipo il loro appuntamento con i responsabili di uno stand per richiedere preventivi o informazioni, così come prenotarsi per usufruire di un servizio offerto solo durante quell’evento. Con questi strumenti ognuno potrà godersi il resto della visita con calma e serenità, mentre si attende che arrivi il proprio turno per quell’appuntamento.

Gestione open day e vendite speciali

Anche nel caso di open day e vendite speciali, dove sono attesi grandi flussi di persone con comportamenti di visita ed esigenze differenti, vanno monitorati gli accessi di modo da non superare il numero massimo di persone all’interno di quel luogo, soprattutto se è al chiuso.

La straordinarietà di questi momenti speciali, annunciati solitamente in uno o due momenti durante tutto l’anno, mette le persone in fibrillazione e le attrae in massa, desiderose di essere positivamente stupite da quello che vedranno e vivranno in quei luoghi.

Deluderle sarebbe un vero peccato, perciò serve un’organizzazione impeccabile che renda unico ogni evento, garantendo ordine, serenità e sicurezza per tutti.

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