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Come organizzare la gestione degli sportelli

  ufirst     set 22, 2021

Quando si ha bisogno di una consulenza per un servizio nelle attività pubbliche o private, solitamente c’è da fare i conti con il caos delle attese e delle code che si formano per parlare con lo staff.

Questa situazione è piuttosto comune in molte strutture e a lungo andare, genera malessere negli utenti e nei dipendenti che non riescono a lavorare con calma e serenità dedicando il giusto tempo ad ogni persona e alle sue richieste.

gestione sportelli

Una soluzione per evitare queste esperienze negative e organizzare meglio il lavoro dello staff esiste già ed è una più intelligente gestione delle file e degli sportelli.

Organizzare l'attività a sportelli

Organizzare l’erogazione di servizi o prodotti mediante sportelli significa, prima di tutto, dedicare una fila specifica ad ogni servizio offerto, guidando le persone fin dall’ingresso nella struttura verso il desk della persona adatta a soddisfare le sue esigenze.   

Questo creerà subito una situazione più ordinata e serena, ed eviterà che le persone attendano a lungo immettendosi in una fila unica per tutti. Una fila tanto lunga da scoraggiare e, spesso, innervosire alla sola vista.

È ormai noto, infatti, che una fila unica tortuosa che tende ad allungarsi sempre di più incide negativamente sulla percezione dell’attesa delle persone, anche quando questa fila porta a più casse o desk dove più di un dipendente è pronto a servire.

Diversamente la suddivisione delle file in più linee che portino a diversi sportelli crea non solo nella mente delle persone, ma anche nella realtà, maggiore dinamismo e velocità. Le code, infatti, sono più numerose ma anche più corte e le attese di ogni singola persona sono percepite come ridotte. Tuttavia è necessario un buon sistema di segnaletica nella struttura per comunicare chiaramente alle persone in quale fila devono inserirsi per usufruire del servizio che desiderano.

Gli strumenti per organizzare la gestione degli sportelli

Sia che si utilizzi una fila unica o più file separate, è fondamentale utilizzare gli strumenti migliori per la gestione degli sportelli e delle file, affinché i clienti non si sentano persi nella struttura e i dipendenti riescano a monitorare facilmente e con cura tutte le richieste.

Per far sì che ciò accada ufirst offre alla tua attività la soluzione più adatta alle esigenze del tuo staff e delle persone per la gestione sportelli.

Tramite il QMS virtuale di ufirst è possibile staccare un biglietto digitale dall’app ufirst per usufruire di un servizio o acquistare un prodotto nella struttura selezionata e nel momento della giornata che si preferisce. L’utente, quindi, può mettersi in fila da remoto e recarsi sul posto solo quando è arrivato il suo turno presso lo sportello di riferimento. 

Altrimenti, se non ha scaricato l’app ufirst, può mettersi in fila per il servizio desiderato direttamente sul posto inserendo i suoi dati sul Totem ufirst all’ingresso oppure chiedendo aiuto allo staff. Quando arriverà il suo turno, sul monitor della struttura apparirà il suo nome e l’identificativo dello sportello al quale dovrà recarsi; oppure sarà chiamato a voce dall’impiegato allo sportello.

Lo staff, dal canto suo, riuscirà a gestire gli sportelli e le persone in fila per i diversi servizi, in modo semplice e intuitivo con il proprio accesso all’app ufirst business. Le aperture e le chiusure degli sportelli, la gestione della segnaletica digitale, gli avvisi agli utenti in fila e l’erogazione dei servizi: con ufirst tutto è a portata di pochi click.

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