Gestire il lavoro in un CAF non è un’impresa semplice: ogni anno queste strutture si trovano a fronteggiare migliaia di richieste e a sbrigare altrettante pratiche, alcune anche di difficile esecuzione.
Non solo 730: benché il servizio di dichiarazione dei redditi sia il più richiesto, gli italiani continuano a rivolgersi al CAF per ogni tipo di necessità, preferendo questa scelta rispetto al disbrigo delle pratiche online.
Il risultato è che, soprattutto nei periodi più caldi, quelli cioè in cui si effettua la dichiarazione dei redditi, il personale dei CAF si trova a destreggiarsi tra mille pratiche burocratiche, dovendo far fronte a diverse esigenze:
- Portare a termine il lavoro in modo preciso e senza errori
- Tutelare la privacy degli utenti e i loro dati sensibili
- Organizzare i turni e razionalizzare l’affluenza degli utenti
Per fortuna la tecnologia ci viene in aiuto in ogni ambito della quotidianità, anche sul lavoro: ecco allora 3 tipi di software che dovresti assolutamente implementare nel tuo CAF per migliorare non soltanto l’organizzazione interna del lavoro ma anche la qualità del servizio offerto e l’esperienza degli utenti.
Software fiscale
Per velocizzare il lavoro degli impiegati, un software per i servizi fiscali è quello che ci vuole. In questo modo si potrà affidare alla tecnologia la realizzazione di tutti i principali adempimenti fiscali grazie a moduli dedicati e allo stesso tempo organizzare e gestire le pratiche, anche in cooperazione tra più sedi, e archiviare i documenti in cloud per una più semplice consultazione.
Qualche esempio?
Software 730, Sesamo Software e la piattaforma Codyce di Team System sono tutti strumenti pensati appositamente per i CAF e la loro gestione delle pratiche fiscali.
L’utilizzo di uno di questi software permette di accorciare i tempi per il rilascio dell’ISEE e di altri documenti, riduce sensibilmente il rischio di errori umani e garantisce maggiore sicurezza e privacy per i dati sensibili degli utenti.
Software di gestione turni
Per organizzare i flussi di lavoro è utile anche acquisire un software per la gestione dei turni che permettono di organizzare al meglio i flussi di lavoro, anche a seconda delle esigenze del momento, in modo da liberare i dipendenti dall’ulteriore incombenza della pianificazione.
Con un software di gestione turni sarà possibile avere sempre a portata di mano il calendario turni, pianificare straordinari quando necessario o aumentare il numero degli addetti agli sportelli, gestire i rapporti con i professionisti esterni che collaborano con la struttura, tenendo sempre traccia di ogni cambiamento.
Uno dei software di gestione dei turni più famoso è Zucchetti, ma per gestire piccole realtà si possono scegliere software pensati per le esigenze delle aziende di piccole dimensioni, come Tamigo o Look&Go. E se non si vuole pagare il costo mensile per l’utilizzo, un’alternativa che può rivelarsi comunque valida è utilizzare un foglio Excel per tenere traccia di turni e orari e organizzarli al meglio.
Software eliminacode
Il problema del sovraffollamento nei CAF, soprattutto nei periodi “caldi”, non va sottovalutato: per risolverlo può essere utile un software come ufirst, il servizio di fila virtuale che permette di evitare la formazione delle code tramite un semplice tablet da installare in struttura.
Il servizio è più immediato e veloce rispetto a quello delle prenotazioni CAF, e permette inoltre anche di accedere a numeri interessanti sull’utenza, registrando quante persone accedono al servizio ogni giorno e permettendo così di stimare quali saranno i periodi dell’anno e gli orari di maggiore affluenza.
